Büroservice

Mit dem Begriff Büroservice werden Firmen bezeichnet, die vom Auftraggeber ausgelagerte Bürotätigkeiten erledigen. Ein Büroservice kümmert sich entweder um einzelne Teilbereiche aus dem Office-Alltag oder übernimmt diese Tätigkeiten komplett.

Dienstleistungen eines Büroservices

Die Aufgaben eines Büroservice umfassen primär die Repräsentation des Auftraggebers und die Verwaltung bestimmter Geschäftsbereiche, die dieser nicht mehr selbst erledigen kann oder will. Insbesondere handelt es sich um:

- Buchhaltung von Büroservice: Finanzbuchhaltung (Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen), Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (also Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Geschäftspartnern), Anlagenbuchhaltung (also die Verwaltung des Anlagevermögens) sowie die Lohnbuchhaltung inklusive der Verwaltung des Personals können komplett oder teilweise vom Büroservice übernommen werden. Ein Büroservice verfügt über ausgebildetes Fachpersonal, das die genannten Aufgaben korrekt durchführen kann. Auf Wunsch bildet der Büroservice auch die Schnittstelle zum Steuerberater und kümmert sich zusammen mit diesem um die jährliche Steuererklärung.
- Inkasso von Büroservice: Auch die (oft unangenehme) Aufgabe des "Eintreibens" von Schulden kann vom Büroservice übernommen werden. Der Büroservice arbeitet hierzu häufig mit einem Inkassounternehmen zusammen.
- Telefonservice vom Büroservice: Hier nimmt der Büroservice Anrufe der Kunden im Namen des Auftraggebers an. In diesem Fall bildet der Büroservice eine direkte Schnittstelle zum Kunden. Im Idealfall merkt dieser überhaupt nicht, dass er mit einem Büroservice und nicht "direkt" mit dem gewünschten Unternehmen verbunden ist. Der Büroservice kann bis zu einem bestimmten Punkt Auskunft über Produkte oder Dienstleistungen des Auftraggebers geben, oder Telefonate beziehungsweise Gesprächsnotizen direkt an diesen weiterleiten.
- Postservice vom Büroservice: Der Büroservice sortiert eingehende Post und leitet diese an den Auftraggeber weiter. Außerdem können Werbe- und Informationssendungen vom Büroservice versandt werden. Der Büroservice verwaltet zu diesem Zweck auch häufig die Kundendatenbank für den Auftraggeber.
- Adressen-Bereitstellung: Ein häufig in Anspruch genommenes Angebot ist die Bereitstellung einer Geschäftsadresse durch den Büroservice. Über diese Adresse wird dann der gesamte geschäftliche Postverkehr des Auftraggebers abgewickelt. Häufig befinden sich diese Adressen in besonders repräsentativen Vierteln der Städte. Beim Kunden erscheint der Auftraggeber damit in einem besonders guten und seriösen Licht: dies ist häufig eine Hauptmotivation für die Beauftragung eines Büroservice.
- Bereitstellung von Räumlichkeiten durch Büroservice: Oft verfügt ein Büroservice auch über Büroräume (von kleinen Büros über Konferenzzimmer bis hin zu größeren Tagungsräumen), die vom Auftraggeber je nach Bedarfslage genutzt werden können.

Wann ist ein Büroservice sinnvoll?

Sinn macht die Beauftragung eines Büroservice vor allem aus wirtschaftlichen Gründen: kleine und mittlere Unternehmen können sich den Betrieb eines eigenen Büros oft nicht leisten, oder sind mit den (oft komplexen) Aufgaben überfordert.
Der Büroservice übernimmt je nach Bedarf einige oder alle diese Aufgaben und kann flexibel dort eingesetzt werden, wo Büroarbeiten nicht mehr erledigt werden können. Darüber hinaus kann es in manchen Branchen aus Prestigegründen sinnvoll sein, eine besonders repräsentative Adresse im Firmen-Briefkopf zu führen.