Früher wurden Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Bild-, Film- und Tonmaterialien, die einen bleibenden Wert besitzen oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften, in einem Archiv aufbewahrt. Der große Nachteil solcher Archive ist, dass insbesondere die Schriftstücke und Akten sehr viel Platz, meist mehrere Räume oder sogar ganze Gebäudeteile, in Anspruch nehmen. Dieser "tote" Raum kann nicht anderweitig verwendet werden und kostet auch noch Geld. Erschwerend kommt hinzu, dass man auch noch ewig suchen muss, bis man das Betreffende gefunden hat. Im Zuge der Digitalisierung werden heutzutage diese Dokumente eingescannt, optimal strukturiert und als digitale Dateien auf CD´s, DVD´s oder Festplatten gespeichert. Bei Bedarf können die gewünschten Daten kinderleicht wieder abgerufen werden. Die Anbieter der digitalen Archive übernehmen hierbei sämtliche Arbeiten, vom einscannen über die Strukturierung bis hin zur Speicherung auf einem Medium. Das Einsparpotential ist enorm, da der lange Weg zum Dokument nicht mehr nötig ist und somit ein schnellerer zugriff möglich ist. So können wichtige Schriftstücke oder Akten auch nicht mehr verschwinden, sondern jederzeit wieder abgerufen werden.